Ein kleiner Klick, der im Schulsekretariat jeden Tag Zeit und Nerven sparen kann.
Wer im Schulsekretariat arbeitet, kennt das: Das Telefon klingelt, ein Elternteil steht vor der Tür, die Schulleitung braucht dringend eine Auskunft und nebenbei kommen ständig neue E-Mails herein.
Da schreibt beispielsweise eine Lehrkraft:
„Könnt ihr bitte bis Freitag die Unterlagen für die Klassenfahrt vorbereiten?“
Man liest die Nachricht, denkt sich „Mache ich später!“ – und schon kommt die nächste Unterbrechung.
Unser Tipp heute: Macht aus einer E-Mail direkt eine Aufgabe!
Das funktioniert beispielsweise für:
Achtet außerdem darauf, dass personenbezogene Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern ausschließlich innerhalb der von eurem Schulträger freigegebenen Systeme verarbeitet werden.
Fazit: Eine E-Mail ist schnell gelesen – aber damit noch lange nicht erledigt. Mit dem kleinen Fähnchen wird daraus eine Aufgabe, die nicht so leicht in Vergessenheit gerät.
Habt ihr Microsoft To Do im Schulsekretariat schon einmal ausprobiert oder arbeitet ihr noch mit handgeschriebenen Erinnerungszetteln?
Schreibt eure Erfahrungen gerne in die Kommentare!
Digitale Tipps für das Schulsekretariat – kleine Funktionen, große Wirkung. Ohne Werbung, ohne Sponsoring und direkt aus dem Büroalltag.
Schritt 2: Gekennzeichnete E-Mails in To Do öffnen
Schritt 3: Fälligkeit und Erinnerung festlegen
Beispielansichten. Die Oberfläche kann je nach Outlook-Version abweichen.
Die Funktion und ihre Einschränkungen sind in der offiziellen Microsoft-Anleitung beschrieben. Wichtig: Die automatische Übernahme funktioniert nicht bei gekennzeichneten E-Mails aus freigegebenen Postfächern.
Microsoft Support
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Wer im Schulsekretariat arbeitet, kennt das: Das Telefon klingelt, ein Elternteil steht vor der Tür, die Schulleitung braucht dringend eine Auskunft und nebenbei kommen ständig neue E-Mails herein.
Da schreibt beispielsweise eine Lehrkraft:
„Könnt ihr bitte bis Freitag die Unterlagen für die Klassenfahrt vorbereiten?“
Man liest die Nachricht, denkt sich „Mache ich später!“ – und schon kommt die nächste Unterbrechung.
Unser Tipp heute: Macht aus einer E-Mail direkt eine Aufgabe!
So einfach funktioniert es:
- Öffnet Outlook und sucht die E-Mail, um die ihr euch später kümmern müsst.
- Bewegt den Mauszeiger über die Nachricht und klickt auf das kleine Fähnchen (Kennzeichnen).
- Schon ist die E-Mail zur Nachverfolgung markiert.
- Öffnet Microsoft To Do. Dort findet ihr die gekennzeichnete Nachricht unter „Gekennzeichnete E-Mail“, sofern diese Funktion für euer Konto aktiviert ist.
- Jetzt könnt ihr die Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum und einer Erinnerung versehen.
Was bringt euch das?
Statt ständig den Posteingang nach unerledigten Nachrichten zu durchsuchen, habt ihr eure Aufgaben übersichtlich an einer Stelle.Das funktioniert beispielsweise für:
- Rückmeldungen von Eltern, die noch beantwortet werden müssen.
- Unterlagen, die für die Schulleitung vorbereitet werden sollen.
- Bestellungen, die noch geprüft werden müssen.
- Terminabsprachen mit Lehrkräften oder externen Dienstleistern.
Wichtig zu wissen
Die Funktion hängt von der Outlook-Version, eurem Microsoft-365-Konto und den Freigaben eurer Schul-IT ab. Insbesondere bei gemeinsam genutzten Sekretariatspostfächern funktioniert die Übernahme in To Do nicht immer wie beim persönlichen Postfach.Achtet außerdem darauf, dass personenbezogene Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern ausschließlich innerhalb der von eurem Schulträger freigegebenen Systeme verarbeitet werden.
Fazit: Eine E-Mail ist schnell gelesen – aber damit noch lange nicht erledigt. Mit dem kleinen Fähnchen wird daraus eine Aufgabe, die nicht so leicht in Vergessenheit gerät.
Habt ihr Microsoft To Do im Schulsekretariat schon einmal ausprobiert oder arbeitet ihr noch mit handgeschriebenen Erinnerungszetteln?
Schreibt eure Erfahrungen gerne in die Kommentare!
Digitale Tipps für das Schulsekretariat – kleine Funktionen, große Wirkung. Ohne Werbung, ohne Sponsoring und direkt aus dem Büroalltag.
Kleine
Schritt 1: E-Mail mit Fähnchen markieren
Schritt 2: Gekennzeichnete E-Mails in To Do öffnen
Schritt 3: Fälligkeit und Erinnerung festlegen
Beispielansichten. Die Oberfläche kann je nach Outlook-Version abweichen.
Die Funktion und ihre Einschränkungen sind in der offiziellen Microsoft-Anleitung beschrieben. Wichtig: Die automatische Übernahme funktioniert nicht bei gekennzeichneten E-Mails aus freigegebenen Postfächern.
Microsoft Support
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