Folge 1: Schüler schneller finden – Suchfunktionen und Filter richtig nutzen
Neue Praxisserie im Schulhausmeisterforum – kleine Tipps, die den Arbeitsalltag erleichtern können!Das Telefon klingelt, ein Elternteil benötigt eine Schulbescheinigung, gleichzeitig steht jemand am Sekretariatstresen und möchte eine Auskunft. Und natürlich muss jetzt möglichst schnell der richtige Schülerdatensatz gefunden werden.
Wer täglich mit SchILD-NRW arbeitet, kennt solche Situationen.
Mit unserer neuen Serie „SchILD-NRW – Tipps und Tricks für Schulsekretariate“ möchten wir regelmäßig praktische Funktionen vorstellen, die im Arbeitsalltag hilfreich sein können. Dabei geht es nicht um komplizierte IT-Themen, sondern um kleine Kniffe, verständliche Anleitungen und Möglichkeiten, sich die tägliche Arbeit etwas einfacher zu machen.
Wir berücksichtigen sowohl SchILD-NRW 2 als auch SchILD-NRW 3. Da sich die Bedienoberflächen teilweise unterscheiden, weisen wir auf entsprechende Unterschiede hin.
Tipp 1: Einzelne Schülerinnen und Schüler schneller finden
In SchILD-NRW 3 gibt es im Bereich „Schüler“ eine praktische Suchfunktion, die über das Fernglas-Symbol aufgerufen werden kann.So funktioniert es:
- SchILD-NRW 3 öffnen und den Reiter „Schüler“ auswählen.
- Auf das Fernglas-Symbol klicken.
- Den gesuchten Namen oder einen Namensteil eingeben.
- Die angezeigten Treffer prüfen.
- Den richtigen Schülerdatensatz auswählen.
Gerade bei häufig vorkommenden Nachnamen ist es wichtig, den richtigen Datensatz anhand weiterer Angaben zu überprüfen.
Hier geht es zur offiziellen Anleitung mit Bildschirmabbildungen:
5. Reiter: Schüler | SVWS Schulungsunterlagen
Tipp 2: Schülerlisten gezielt eingrenzen
Nicht immer benötigt man sämtliche Schülerinnen und Schüler einer Schule.Vielleicht sollen nur die Neuaufnahmen bearbeitet werden oder man benötigt die Schülerdaten einer bestimmten Klasse.
In SchILD-NRW 3 gibt es dafür den Bereich „Aktuelle Schülerauswahl“.
Dort können beispielsweise folgende Gruppen ausgewählt werden:
- Aktive Schülerinnen und Schüler
- Neuaufnahmen
- Schulabgänger
- Schülerinnen und Schüler im Abschlussbereich
So funktioniert es:
- Den Reiter „Schüler“ öffnen.
- Im Bereich „Aktuelle Schülerauswahl“ die gewünschte Gruppe auswählen.
- Bei Bedarf die Auswahl auf eine Klasse oder einen Jahrgang eingrenzen.
- Die Auswahl bestätigen.
- Die angezeigten Ergebnisse kontrollieren.
Manchmal ist der Datensatz gar nicht verschwunden – er wird nur gerade nicht angezeigt.
Tipp 3: Erweiterte Filter nutzen
Besonders interessant wird es, wenn mehrere Kriterien gleichzeitig benötigt werden.Dafür gibt es in SchILD-NRW 3 den Reiter „Auswahl“.
Hier können verschiedene Filterbedingungen miteinander kombiniert werden.
Ein Beispiel aus dem Schulalltag:
Das Sekretariat benötigt eine Liste aller aktiven Schülerinnen und Schüler einer bestimmten Jahrgangsstufe.
Anstatt die gesamte Schülerliste einzeln durchzugehen, kann die gewünschte Auswahl über passende Filterkriterien zusammengestellt werden.
So geht's:
- Den Reiter „Auswahl“ öffnen.
- Den Schülerfilter aufrufen.
- Die gewünschten Kriterien einstellen.
- Gegebenenfalls weitere Filterbedingungen ergänzen.
- Den Filter anwenden und die Ergebnisse prüfen.
6. Reiter: Auswahl | SVWS Schulungsunterlagen
Tipp 4: Häufig verwendete Filter speichern
Das ist besonders praktisch für wiederkehrende Aufgaben!In SchILD-NRW 3 können Filtereinstellungen gespeichert und später erneut verwendet werden.
Wer regelmäßig dieselben Schülergruppen benötigt, muss die entsprechenden Kriterien dadurch nicht jedes Mal neu einstellen.
Beispiele für den Sekretariatsalltag:
- Bestimmte Jahrgangsstufen
- Neuaufnahmen
- Schulabgänger
- Wiederkehrende Verwaltungslisten
Wichtig: Ein gespeicherter Filter enthält nicht zwangsläufig immer dieselben Personen. Ändern sich die Schülerdaten, kann sich auch das Filterergebnis verändern.
Und was ist mit SchILD-NRW 2?
Auch SchILD-NRW 2 bietet Möglichkeiten, Schülerdaten zu suchen und die angezeigte Schülerauswahl einzugrenzen.Allerdings unterscheiden sich die Bedienoberflächen und teilweise auch die Arbeitsschritte von SchILD-NRW 3.
Deshalb lassen sich die hier beschriebenen Klickwege nicht ohne Weiteres auf SchILD-NRW 2 übertragen.
Wer noch mit SchILD-NRW 2 arbeitet, findet im SchILD-Wiki und im Anwenderforum zusätzliche Informationen:
SchILD-NRW-Wiki:
Schulverwaltungssoftware
SchILD-/SVWS-Anwenderforum:
Schulverwaltungssoftware NRW - Foren-Übersicht
Dort können auch Fragen zu einzelnen Programmversionen gestellt und Erfahrungen mit anderen Anwenderinnen und Anwendern ausgetauscht werden.
Ein wichtiger Hinweis zum Datenschutz
Auch wenn Suchfunktionen und Filter die tägliche Arbeit erleichtern, dürfen Schülerdaten selbstverständlich nur im Rahmen der jeweiligen dienstlichen Aufgaben verarbeitet werden.Besonders bei exportierten Listen, Ausdrucken oder Bildschirmabbildungen ist Vorsicht geboten.
Bitte keine Screenshots mit echten personenbezogenen Schülerdaten in unserem Forum veröffentlichen!
Für Fragen und Beispiele sollten ausschließlich geeignete Testdaten oder zuverlässig anonymisierte Angaben verwendet werden.
Unser Fazit
Oft sind es die kleinen Funktionen, die im Arbeitsalltag die größte Erleichterung bringen.Wer die Suchmöglichkeiten, Schülerauswahl und Filter in SchILD-NRW kennt, kann sich viele unnötige Klicks und wiederkehrende Arbeitsschritte ersparen.
Und vielleicht entdeckt die eine oder andere Kollegin dabei sogar eine Funktion, die schon seit Jahren vorhanden ist, aber bisher noch nie genutzt wurde.
Jetzt seid ihr gefragt!
Arbeitet ihr mit SchILD-NRW 2 oder bereits mit SchILD-NRW 3?
Nutzt ihr die erweiterten Filtermöglichkeiten schon regelmäßig? Oder kennt ihr weitere kleine Tricks, die den Sekretariatsalltag erleichtern?
Teilt eure Erfahrungen gerne hier im Forum. Vielleicht entsteht daraus eine schöne Sammlung praktischer Tipps, von der viele Kolleginnen und Kollegen profitieren können.
In der nächsten Folge: Schulbescheinigungen schneller erstellen – Standardformulare und Reports in SchILD-NRW richtig nutzen.
Quellen und weiterführende Informationen
Offizielle SVWS-Schulungsunterlagen:- Schülerverwaltung und Suchfunktion: 5. Reiter: Schüler | SVWS Schulungsunterlagen
- Schülerauswahl und Filter: 6. Reiter: Auswahl | SVWS Schulungsunterlagen
- SchILD-NRW-Wiki: Schulverwaltungssoftware
- SchILD-/SVWS-Anwenderforum: Schulverwaltungssoftware NRW - Foren-Übersicht
Der Beitrag ist damit als Folge 1 der neuen Serie fertig formuliert. Die offiziellen Anleitungen sind direkt verlinkt, sodass die Kolleginnen und Kollegen dort auch die zugehörigen Bildschirmabbildungen finden. Fremde Abbildungen werden im Forumsbeitrag selbst nicht übernommen.