Digitalisierung im Alltag Tipps, Erfahrungen und Diskussion

[Jörg]

Hand aufs Herz: Wie viel Papier wird bei euch in der Schule eigentlich noch täglich verbraucht?

Da werden Listen ausgedruckt, Formulare ausgefüllt, Unterschriften gesammelt, Informationen kopiert und anschließend wieder in Ordnern abgeheftet. Manchmal werden die gleichen Daten sogar mehrfach erfasst – zuerst handschriftlich, anschließend am Computer.

Und wenn man später eine bestimmte Information benötigt, beginnt die Suche: War das im Ordner? Liegt der Zettel noch im Sekretariat? Hat ihn der Hausmeister bekommen? Oder ist er längst irgendwo unter einem anderen Papierstapel verschwunden?

Dabei gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten, solche Abläufe einfacher, übersichtlicher und teilweise vollständig digital zu gestalten.

Und genau darüber möchten wir hier im Schulhausmeisterforum gemeinsam sprechen.

Nicht nur über große Digitalisierungsprojekte, die viel Geld kosten und jahrelang geplant werden müssen. Sondern vor allem über kleine, praktische Lösungen, die uns im Schulalltag tatsächlich Arbeit abnehmen können.

1.​

Wenn wir uns den Alltag von Schulhausmeistern, Schulsekretariaten, Lehrkräften und Schulleitungen anschauen, fallen uns schnell zahlreiche Beispiele ein.

Bereich	Typische Papierunterlagen	Digitale Alternative
Schulsekretariat	Anmeldungen, Rückmeldungen, Listen	Onlineformulare und Verwaltungssoftware
Hausmeisterdienst	Kontrollgänge, Mängelmeldungen	Digitale Checklisten mit Fotos
Schlüsselverwaltung	Ausgabe- und Rückgabelisten	Digitale Ausgabedokumentation
Gebäudemanagement	Wartungs- und Prüfprotokolle	Digitale Dokumentationssysteme
Materialverwaltung	Bestellzettel, Bestandslisten	Digitale Bestandsverwaltung
Schulveranstaltungen	Teilnehmerlisten, Rückmeldungen	Onlineanmeldungen
Besprechungen	Protokolle und Umlaufmappen	Gemeinsame digitale Dokumente
Fortbildungen	Arbeitsblätter, Handouts	Digitale Lernunterlagen

Natürlich lässt sich nicht jedes Dokument einfach abschaffen. Für bestimmte Unterlagen gelten gesetzliche, organisatorische oder vertragliche Anforderungen.

Aber bei vielen alltäglichen Listen und Formularen lohnt es sich, genauer hinzusehen.

2.​

smapOne – Aus Papierformularen werden kleine digitale Anwendungen.

Eine Lösung, die ich persönlich besonders interessant finde, ist smapOne. Mit dieser Plattform lassen sich ohne klassische Programmierkenntnisse eigene digitale Formulare und Checklisten erstellen.

Die Anwendungen können auf Smartphones, Tablets oder Computern genutzt werden. Auch eine Offline-Nutzung ist möglich.
Das Schöne daran: Man muss nicht gleich eine große Software entwickeln lassen, wenn man eigentlich nur einen Papierzettel ersetzen möchte.

Stellen wir uns beispielsweise eine ganz normale Mängelmeldung vor.

Bisher läuft es vielleicht so ab: Jemand entdeckt einen beschädigten Türgriff, schreibt einen Zettel, gibt ihn im Sekretariat ab und hofft, dass die Meldung beim Hausmeister ankommt.

Mit einem passenden digitalen Formular könnte das anders aussehen:

Beispiel: Digitale Mängelmeldung

Muster
So könnte eine selbst erstellte Anwendung aussehen – keine echte smapOne-Eingabemaske.

Raum oder Standort

Was ist defekt?
Türgriff locker
Dringlichkeit

Normal

Dringend

Akute Gefahr
In einer echten Anwendung könnte ein Foto ergänzt werden.
Muster-Meldung kopieren
Die Informationen könnten anschließend über einen entsprechend eingerichteten Ablauf an die zuständige Stelle weitergeleitet, dokumentiert und ausgewertet werden.

Das spart nicht nur Papier, sondern kann auch verhindern, dass Informationen verloren gehen.

Weitere denkbare Anwendungen im Schulalltag wären digitale Reinigungsnachweise, Raumkontrollen, Inventarlisten, Materialbestellungen, Übergabeprotokolle und technische Kontrolllisten.

Wichtig: Eine digitale Checkliste ersetzt nicht automatisch eine vorgeschriebene fachkundige Prüfung oder einen rechtlich erforderlichen Nachweis.

Weitere Informationen:

• smapOne – offizielle Webseite
• Digitale Formulare erstellen

Die beschriebenen Grundfunktionen werden vom Hersteller dokumentiert.

smapOne
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3.​

smapOne ist natürlich nicht die einzige Möglichkeit. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Lösungen für ganz unterschiedliche Anforderungen.

Microsoft Forms

Für Umfragen, Rückmeldungen, einfache Anmeldungen und strukturierte Datenabfragen. Antworten können digital gesammelt und ausgewertet werden.

Microsoft Forms

Microsoft Lists und Power Automate

Digitale Listen können beispielsweise für Aufgaben, Materialanforderungen und Bearbeitungsstände verwendet werden. Mit Power Automate lassen sich bestimmte Benachrichtigungen oder Genehmigungsabläufe automatisieren.

Microsoft Lists · Power Automate

Nextcloud

Eine Plattform zur gemeinsamen Dateiablage und Zusammenarbeit, die je nach Einrichtung auch auf eigener oder beauftragter Infrastruktur betrieben werden kann.

Nextcloud

Moodle

Besonders interessant für papierärmeres Lernen, digitale Unterrichtsmaterialien, Aufgaben, Tests und Fortbildungen.

Moodle

LimeSurvey

Eine weitere Möglichkeit, um digitale Fragebögen, Befragungen und strukturierte Rückmeldungen zu erstellen.

LimeSurvey
Auch vorhandene Excel-Dateien können ein sinnvoller erster Schritt sein. Allerdings ist eine Excel-Tabelle, die ständig per E-Mail hin- und hergeschickt wird, noch keine besonders gute digitale Zusammenarbeit.

Spannend wird es, wenn Informationen nur einmal erfasst werden und die zuständigen Personen anschließend mit einem gemeinsamen, aktuellen Datenbestand arbeiten können.

Bei Microsoft sind beispielsweise automatisierte Abläufe zwischen Formularen, Listen und SharePoint dokumentiert.

Microsoft Learn
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Ein Hinweis: Die genannten Produkte sind Beispiele, keine pauschalen Empfehlungen für jede Schule. Funktionsumfang, Kosten, Lizenzen und Datenschutzvoraussetzungen müssen vor Ort geprüft werden.

4.​

Warum müssen bei einer Fortbildung eigentlich immer noch ganze Stapel mit Arbeitsblättern verteilt werden?

Digitale Lernplattformen ermöglichen beispielsweise, Schulungsunterlagen bereitzustellen, kurze Lernvideos anzusehen, Wissen mit kleinen Tests zu überprüfen und Unterlagen später erneut aufzurufen.

Das könnte auch für uns Schulhausmeister interessant sein: etwa bei Schulungen zu technischen Themen, Arbeitsschutz, Energiesparen oder Gebäudetechnik.

Eine digitale Lernplattform ersetzt allerdings nicht automatisch eine vorgeschriebene praktische Unterweisung, Qualifikation oder Erfolgskontrolle.

5.​

Gerade in Schulen arbeiten wir mit sensiblen Informationen. Deshalb dürfen wir nicht einfach irgendeine kostenlose App installieren und dort Schülerdaten, Mitarbeiterinformationen oder andere personenbezogene Angaben speichern.

Vor dem dienstlichen Einsatz sollten insbesondere folgende Fragen geklärt werden:

• Ist die Software für den vorgesehenen Zweck durch die zuständige Stelle freigegeben?
• Gibt es eine geeignete Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung?
• Sind Zugriffsrechte, Datensicherheit und Löschfristen geregelt?
• Ist gegebenenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erforderlich?
• Sind die jeweiligen schulrechtlichen Vorgaben und Aufbewahrungspflichten berücksichtigt?

Auch digitale Unterschriften sind nicht automatisch mit einer rechtlich erforderlichen Schriftform gleichzusetzen.

Die Datenschutzaufsicht Nordrhein-Westfalen weist ausdrücklich auf die besonderen Anforderungen digitaler Systeme im Schulbereich hin.

ldi.nrw.de
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Weiterführende Quellen:

Landesbeauftragte für Datenschutz NRW · Datenschutz-Grundverordnung

6.​

Wer seinen Schulalltag papierärmer gestalten möchte, muss nicht sofort die gesamte Verwaltung umorganisieren.

Vielleicht reicht es für den Anfang, sich einen einzigen Vorgang vorzunehmen, der täglich oder wöchentlich unnötig Papier verursacht.

Beispielsweise eine Materialbestellung, eine Raumkontrolle oder eine einfache Rückmeldung.

Dabei sollte man zunächst gemeinsam mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen überlegen, welche Informationen wirklich benötigt werden und wer sie anschließend bearbeiten muss.

Dann kann eine passende, freigegebene Lösung getestet werden – zunächst mit erfundenen Testdaten.

Und wenn der digitale Ablauf tatsächlich schneller und zuverlässiger funktioniert, hat man bereits einen kleinen Erfolg erzielt.

Denn Digitalisierung bedeutet nicht, dass wir einen Papierzettel ausdrucken, unterschreiben, einscannen und anschließend per E-Mail verschicken.

Das ist zwar weniger Postverkehr, aber noch lange kein durchgehend digitaler Arbeitsablauf.

7.​

Genau an dieser Stelle möchten wir die Erfahrungen unserer Mitglieder sammeln.

Unsere​

1. Was funktioniert bei euch bereits digital?

Nutzt ihr elektronische Formulare, digitale Mängelmeldungen, Onlineanmeldungen, gemeinsame Listen oder andere Lösungen?

2. Wo gibt es bei euch noch richtige Papierberge?

Welche Formulare, Listen oder Arbeitsabläufe werden immer noch ausgedruckt, obwohl es vielleicht längst eine einfachere Möglichkeit gäbe?

3. Was wäre euer persönlicher Digitalisierungstraum?

Welcher Vorgang sollte endlich papierlos funktionieren? Ganz egal, ob im Sekretariat, beim Hausmeisterdienst, in der Schulleitung oder im Unterricht.

4. Welche Programme und Apps nutzt ihr?

Vielleicht arbeitet jemand bereits mit smapOne, Microsoft Lists, Nextcloud oder einer ganz anderen Lösung und kann aus der Praxis berichten.

5. Was verhindert bei euch die Umstellung?

Fehlende Geräte, Datenschutz Fragen, Kosten, fehlende Schnittstellen, organisatorische Vorgaben oder schlicht die Gewohnheit?

8.​

Ich würde mich freuen, wenn wir aus dieser Diskussion mehr machen als nur eine Sammlung von Wünschen.

Vielleicht beschreibt jemand einen ganz bestimmten Vorgang, der im Schulalltag unnötig kompliziert ist.

Andere Mitglieder haben möglicherweise genau dieses Problem bereits gelöst oder kennen ein geeignetes Programm.

Dann könnten wir uns hier gemeinsam anschauen, welche Möglichkeiten es gibt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie sich eine praktische Lösung umsetzen ließe.

Vielleicht entstehen daraus sogar weitere kleine Anleitungen für das Schulhausmeisterforum – verständlich erklärt, mit Beispielen und, soweit rechtlich möglich, mit Bildern zum Nachmachen.

Also: Was ist bei euch bereits papierlos – und bei welchem Zettel würdet ihr am liebsten morgen den Drucker abschalten?

Schreibt eure Erfahrungen, Ideen und Wünsche gerne hier in die Diskussion.

Denn manchmal braucht es für eine gute Veränderung keine riesige Softwarelösung, sondern einfach jemanden, der sagt:

„Warum machen wir das eigentlich immer noch auf Papier?“


Hinweis des Schulhausmeisterforums: Die genannten Programme und Hersteller dienen ausschließlich der Information und dem fachlichen Erfahrungsaustausch. Dieser Beitrag enthält keine bezahlte Werbung oder Produktempfehlung im Auftrag eines Anbieters. Der Einsatz einer Software muss anhand der örtlichen organisatorischen, technischen und rechtlichen Voraussetzungen geprüft werden.

 

[Jörg]

Papierloses Schulsekretariat – Teil 2: Einscannen, automatisch erkennen und Dokumente blitzschnell wiederfinden!​

Vier interessante Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich – von der einfachen digitalen Ablage bis zur automatisierten Dokumentenverwaltung.

Wer kennt das nicht? Im Schulsekretariat stehen zahlreiche Aktenordner, Schränke sind voller Unterlagen und täglich kommen neue Dokumente dazu.

Anträge, Rechnungen, Elternschreiben, Formulare, Bescheinigungen, Protokolle und viele andere Schriftstücke wollen abgelegt werden.

Und wenn man später etwas sucht, beginnt die Arbeit erst richtig.

Welcher Ordner war das noch? Unter welchem Namen wurde das Dokument abgelegt? War es überhaupt schon einsortiert?

In unserem ersten Beitrag haben wir uns mit der Frage beschäftigt, wie Schulen insgesamt papierärmer arbeiten können.

Heute schauen wir uns vier bereits erhältliche Softwarelösungen an, mit denen sich Dokumente digital erfassen, verwalten und wiederfinden lassen.

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, irgendeine Software ungeprüft in einer Schule einzusetzen. Vielmehr möchten wir zeigen, welche technischen Möglichkeiten heute existieren und welche Lösungen sich gemeinsam mit dem Schulträger und der zuständigen IT näher betrachten lassen.

Was bedeutet eigentlich OCR?​

OCR steht für Optical Character Recognition, auf Deutsch optische Zeichenerkennung.

Normalerweise ist ein eingescanntes Schriftstück zunächst nur ein Bild. Der Computer kann es anzeigen, aber den enthaltenen Text nicht unbedingt durchsuchen.

OCR-Software erkennt die Buchstaben und Wörter auf diesem Bild und macht den Inhalt maschinell lesbar.

Ein einfaches Beispiel:

Eine Sekretärin sucht eine ältere Rechnung für die Reparatur eines Kopiergeräts.

Statt mehrere Ordner zu durchsuchen, gibt sie beispielsweise „Kopierer“ oder eine Rechnungsnummer in die Suchfunktion ein.

Wenn das Dokument entsprechend erfasst und indexiert wurde, kann es innerhalb weniger Sekunden in den Suchergebnissen erscheinen.

Noch interessanter wird es, wenn die Software nicht nur den Text erkennt, sondern Dokumente auch automatisch klassifiziert, verschlagwortet oder bestimmten Vorgängen zuordnet.

Allerdings ist die automatische Erkennung nicht fehlerfrei. Gerade handschriftliche Angaben, schlechte Vorlagen oder ungewöhnliche Dokumentenlayouts können eine manuelle Kontrolle erforderlich machen.

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1. ecoDMS – Digitale Dokumentenverwaltung auch für kleinere Einrichtungen​

Hersteller: ecoDMS GmbH, Aachen

Internet: ecoDMS: DMS, Archivierung, Workflow | aus Aachen

ecoDMS ist ein Dokumentenmanagementsystem aus Deutschland, das sich mit der digitalen Archivierung und Verwaltung von Unterlagen beschäftigt.

Es richtet sich unter anderem an Privatpersonen, Unternehmen und Organisationen, die ihre Papierablage durch ein elektronisches Dokumentenarchiv ersetzen oder ergänzen möchten.

Was kann ecoDMS?​

• Papierdokumente nach dem Scannen digital archivieren.
• Dokumente mit OCR-Texterkennung durchsuchbar machen.
• Dateien zentral verwalten und über Suchfunktionen wiederfinden.
• Dokumente anhand von Klassifizierungsmerkmalen strukturieren.
• Zugriffsberechtigungen für Benutzer verwalten.

Was wäre im Schulsekretariat denkbar?​

Beispielsweise eine digitale Ablage für allgemeine Verwaltungsunterlagen, Rechnungen, Lieferanteninformationen, Bedienungsanleitungen oder sonstige freigegebene Dokumente.

Anstatt mehrere Aktenordner zu durchsuchen, könnte man die benötigte Unterlage über die Suchfunktion aufrufen.

Vorteil: ecoDMS ist auch für kleinere Organisationen interessant, die ein klassisches Dokumentenmanagementsystem suchen, ohne gleich eine umfassende Verwaltungsplattform einzuführen.

Zu beachten: Installation, Lizenzierung, Datensicherung, Berechtigungen und Administration müssen organisiert werden. Ob das System für bestimmte schulische Aktenarten geeignet und zugelassen ist, muss vor Ort geprüft werden.

Quelle: ecoDMS – Hersteller und Produktinformationen

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2. DocuWare – Dokumente erkennen und Verwaltungsabläufe automatisieren​

Hersteller: DocuWare

Internet: Dokumenten-Management und Workflow-Automation mit DocuWare

DocuWare geht über die reine elektronische Ablage hinaus.

Die Software verbindet Dokumentenmanagement mit der Möglichkeit, Arbeitsabläufe digital zu gestalten und teilweise zu automatisieren.

Besonders interessant ist die intelligente Dokumentenverarbeitung.

Was kann DocuWare?​

• Dokumente digital erfassen und archivieren.
• Texte und relevante Dokumenteninformationen erkennen.
• Indexierungsdaten für die Ablage vorschlagen oder automatisiert übernehmen.
• Dokumente über Suchfunktionen wiederfinden.
• Freigabe-, Prüf- und Bearbeitungsprozesse digital organisieren.

Beispiel aus dem Schulalltag​

Eine Rechnung für eine Reparatur trifft im Sekretariat ein.

Sie wird eingescannt oder bereits digital empfangen.

Je nach Einrichtung und Konfiguration könnte das System Rechnungsinformationen erkennen und das Dokument an die zuständige Stelle zur Prüfung weiterleiten.

Nach der Bearbeitung bleibt der Vorgang digital nachvollziehbar.

So ließen sich unnötige Ausdrucke, Umlaufmappen und doppelte Dateneingaben reduzieren.

Vorteil: Besonders interessant für Verwaltungen, die nicht nur Papier archivieren, sondern komplette Arbeitsabläufe digitalisieren möchten.

Zu beachten: Die Einführung ist ein größeres Organisations- und IT-Projekt. Die Anbindung an bestehende Verwaltungsverfahren, Zuständigkeiten und Freigabeprozesse muss abgestimmt werden.

Quellen:

DocuWare – Offizielle Webseite

DocuWare Knowledge Center

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3. Paperless-ngx – Open Source und ohne Software-Lizenzkosten​

Projekt: Paperless-ngx

Dokumentation: https://docs.paperless-ngx.com/

Live-Demo: https://demo.paperless-ngx.com/

Eine besonders interessante Lösung ist Paperless-ngx.

Hierbei handelt es sich um ein Open-Source-Projekt, das sich auf die digitale Erfassung, Verwaltung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten konzentriert.

Die Software kann auf einer geeigneten eigenen oder beauftragten Serverinfrastruktur betrieben werden.

Was kann Paperless-ngx?​

• Eingescannte Dokumente automatisch importieren.
• OCR-Texterkennung durchführen.
• Dokumenteninhalte über die Volltextsuche durchsuchen.
• Dokumente mit Schlagwörtern, Dokumententypen und weiteren Metadaten organisieren.
• Wiederkehrende Dokumente anhand von Regeln und automatischen Zuordnungen verwalten.
• Über eine Weboberfläche auf das Dokumentenarchiv zugreifen.

Ein Beispiel​

Im Sekretariat werden regelmäßig allgemeine Verwaltungsdokumente eingescannt.

Die Dateien gelangen in einen vorgesehenen Importbereich.

Paperless-ngx verarbeitet die Dokumente, führt eine Texterkennung durch und kann sie anhand zuvor eingerichteter Regeln oder erkannter Merkmale einordnen.

Anschließend können die Unterlagen über Suchbegriffe oder Filter wiedergefunden werden.

Vorteil: Die Software selbst ist Open Source und kann ohne klassische Lizenzgebühren eingesetzt werden. Sie bietet viele Funktionen, die auch bei kommerziellen Dokumentenmanagementsystemen zu finden sind.

Zu beachten: Kostenlos bedeutet nicht ohne Aufwand. Server, Updates, Backups, Sicherheitskonzept, Berechtigungen und technische Betreuung verursachen Arbeit und gegebenenfalls Kosten.

Für eine Schule wäre deshalb die Unterstützung der zuständigen IT unverzichtbar. Ob die Lösung die konkreten rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt, muss ebenfalls geprüft werden.

Quellen:

Paperless-ngx – Offizielle Dokumentation

Paperless-ngx – Online-Demonstration

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4. ELO ECM Suite – Dokumentenmanagement für umfangreichere Verwaltungsstrukturen​

Hersteller: ELO Digital Office

Internet: https://www.elo.com/de-de.html

ELO bietet Lösungen für digitales Dokumentenmanagement, elektronische Akten und die Organisation von Geschäftsprozessen.

Der Schwerpunkt liegt auf der strukturierten Verwaltung von Dokumenten und Informationen innerhalb von Organisationen.

Was kann ELO?​

• Dokumente digital erfassen und verwalten.
• Dokumenteninhalte und Metadaten durchsuchen.
• Elektronische Akten und Ablagestrukturen aufbauen.
• Dokumente in digitale Bearbeitungsabläufe integrieren.
• Berechtigungen und Bearbeitungsprozesse verwalten.
• Je nach Produkt und Konfiguration Erkennungs- und Automatisierungsfunktionen einsetzen.

Was wäre im Schulbereich denkbar?​

Besonders interessant könnte eine solche Lösung für größere Schulträger sein, die mehrere Schulen betreuen und bestimmte Verwaltungsabläufe zentral organisieren möchten.

Beispielsweise könnten freigegebene Dokumentenarten einheitlich verwaltet und über festgelegte Zuständigkeiten bearbeitet werden.

Vorteil: ELO bietet Möglichkeiten für eine umfassende Dokumentenverwaltung und die Einbindung in größere Verwaltungsprozesse.

Zu beachten: Für ein einzelnes Schulsekretariat kann eine solche Lösung umfangreicher sein als notwendig. Einführung, Lizenzierung, technische Betreuung und die Einbindung vorhandener Systeme müssen berücksichtigt werden.

Quelle: ELO Digital Office – Offizielle Webseite

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Welche Lösung ist für ein Schulsekretariat interessant?​

Software	Besondere Stärke	Denkbarer Einsatz
ecoDMS	Klassische digitale Archivierung und Volltextsuche	Kleinere bis mittlere Dokumentenablagen
DocuWare	Dokumentenerkennung und automatisierte Arbeitsabläufe	Verwaltungsprozesse und Freigaben
Paperless-ngx	Open Source, OCR und flexible Organisation	IT-betreute digitale Dokumentenablage
ELO ECM Suite	Elektronische Akten und umfassende Dokumentenverwaltung	Größere Verwaltungsstrukturen und Schulträger

Die Tabelle ist eine allgemeine funktionale Einordnung, kein unabhängiger Produkttest. Funktionen, Preise und Lizenzbedingungen können je nach Version und Konfiguration unterschiedlich sein.

Was benötigt man zusätzlich?​

Eine gute Software allein genügt nicht.

Für einen vernünftigen Arbeitsablauf braucht man in der Regel auch einen geeigneten Dokumentenscanner.

Besonders praktisch sind Geräte mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF), Duplexscan für Vorder- und Rückseiten sowie einer zuverlässigen Verarbeitung mehrseitiger Vorlagen.

Hier gibt es beispielsweise Dokumentenscanner von Ricoh/PFU, Brother, Canon oder Epson.

Bei der Auswahl sollte geprüft werden, ob der Scanner mit der vorgesehenen Software zusammenarbeitet und ob er mehrseitige Dokumente zuverlässig als zusammengehörige Dateien verarbeiten kann.

Auch die Scanqualität ist wichtig. Denn selbst die beste OCR-Software kann schlecht lesbare Vorlagen nicht immer zuverlässig erkennen.

Wichtig: Datenschutz, Schülerakten und Aufbewahrungspflichten​

Gerade in Schulen müssen wir besonders sorgfältig sein.

Nicht jedes Dokument darf in einem beliebigen System gespeichert werden.

Bei personenbezogenen Daten sind insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung, die jeweiligen schulrechtlichen Vorgaben, die Berechtigungskonzepte und die Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen.

Für Schulen in Nordrhein-Westfalen sind unter anderem die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) sowie weitere schulrechtliche Vorgaben relevant.

Auch die Frage, ob Papieroriginale nach dem Einscannen vernichtet werden dürfen, muss für die jeweilige Dokumentenart gesondert geklärt werden.

Ganz wichtig: Ein DMS ist nicht automatisch eine zulässige elektronische Schülerakte.

Bevor eine solche Lösung im Schulsekretariat eingeführt wird, sollten Schulträger, zuständige IT, Schulleitung und gegebenenfalls die Datenschutzbeauftragten eingebunden werden.

Weiterführende Quellen:

• Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
• Schulministerium NRW
• Datenschutz-Grundverordnung – EUR-Lex

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Mein Tipp: Erst einmal mit einer kleinen digitalen Ablage anfangen​

Man muss nicht sofort das gesamte Schulsekretariat umstellen.

Vielleicht beginnt man mit einer überschaubaren Sammlung allgemeiner Verwaltungsunterlagen, die keine vertraulichen personenbezogenen Daten enthält.

Anschließend kann man testen, wie gut die Dokumentenerkennung funktioniert, wie einfach die Bedienung ist und wie schnell Unterlagen wiedergefunden werden.

Gerade Paperless-ngx bietet mit seiner Online-Demo eine interessante Möglichkeit, sich zunächst einen Eindruck von einer solchen Dokumentenverwaltung zu verschaffen.

Auch die kommerziellen Hersteller bieten Informationsmaterial und teilweise Demonstrationsmöglichkeiten an.

Die entscheidende Frage sollte immer sein: Spart uns die Lösung im Alltag tatsächlich Zeit, oder schaffen wir uns nur zusätzliche Arbeit am Computer?

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Jetzt seid ihr wieder gefragt!​

Mich würde interessieren, wie die Dokumentenablage in euren Schulsekretariaten heute organisiert ist.

Arbeitet ihr noch überwiegend mit Aktenordnern oder gibt es bereits eine digitale Dokumentenverwaltung?

Habt ihr vielleicht schon Erfahrungen mit ecoDMS, DocuWare, Paperless-ngx, ELO oder einer anderen Lösung?

Und noch eine besonders interessante Frage:

Wie wäre es, wenn man einen Stapel Papier in den Scanner legt und die Software anschließend möglichst selbstständig erkennt, was zu welcher Akte oder welchem Vorgang gehört?

Wäre das für euer Schulsekretariat eine echte Arbeitserleichterung?

Vielleicht kennt jemand bereits eine solche Lösung aus der Praxis.

Lasst uns unsere Erfahrungen zusammentragen und gemeinsam überlegen, welche Möglichkeiten für Schulen tatsächlich sinnvoll und umsetzbar sind.

Denn vielleicht ist der nächste Aktenordner, den wir anschaffen müssen, irgendwann tatsächlich der letzte.

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Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich dem fachlichen Informations- und Erfahrungsaustausch im Schulhausmeisterforum. Die genannten Hersteller und Produkte werden beispielhaft vorgestellt. Es handelt sich nicht um bezahlte Werbung, eine Herstellerkooperation oder eine verbindliche Beschaffungsempfehlung. Vor einem dienstlichen Einsatz sind die örtlichen technischen, organisatorischen und rechtlichen Voraussetzungen zu prüfen.

Ergänzende,​

Die Herstellerdokumentationen bestätigen insbesondere die OCR- und Suchfunktionen von ecoDMS, die lernfähige Indexierung von DocuWare sowie die automatische Dokumentenzuordnung bei Paperless-ngx.

ecoDMS
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Ein besonders interessanter Punkt für einen späteren dritten Teil wäre die automatische Trennung gemischter Dokumentenstapel: DocuWare beschreibt dafür eine Funktion zur Dokumententrennung, Klassifizierung und Datenextraktion.

DocuWare Knowledge Center